参考：メールアドレスにフリガナが必要！ – 紙管理の弊害
友人のブログの記事です！
彼とは毎度いろんな議題で論を交わすのですが、今回はこの「申請用紙」でした。
僕は元エンジニアですが、コンサルタントにジョブチェンジをして視野が一気に広がりました。
エンジニア時代は「申請用紙」撤廃に死力を尽くしていましたが、今では「申請用紙」にはそれなりの意義があると考えています。
うわべだけ考えると、申請用紙なんて無いほうが良さげに感じされます。
- 癖字などによる誤読のリスクが低い
- 紙だと検索が大変
- Excelなどで管理している場合はデータ化が不要
ただ、紙の申請書を電子化しようとすると、マンパワーがかなり必要になります。
当然、申請書を電子化する以上は、申請システムが導入されるってことですよね！
では、システムの公開範囲はどうしますか？インターネット上の申請用紙は何か特別な制御を入れない限り、全世界に公開されてしまいますよ？
システムが変われば、そこで必要な業務も変わります。
データを今までと全く同じ形式で管理できれば良いですが、そういうわけにもいかないので、オペレーション担当者の作業が変わります。
例えば、今まで紙をペラペラめくって探していたパートのおばちゃんが、今後はシステムで検索機能を利用することになります。
誰が、業務を変更するんですか？変更に伴って研修はしますか？誰がするんですか？
最後に、今、紙やExcelで管理しているデータを新しいシステムに持っていく必要がありますよね。これも誰が持っていくんですか？
紙のデータをシステムに打ち込むんですか？誰が？
何でもかんでも電子化すれば良いってものじゃないんですよ。
システム化は確かに魅力的です。
ただし、誰がやるのか？
どれぐらい大変なのか？
その価値はあるのか？
他人に何かをアドバイスするときと同じですね！
上記はアカペラのアドバイスを行うときに考えるべきことをリスト化した記事ですが、システム化でも同じことを考えるべきでは無いでしょうか？
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