P&Gのwebセミナーが面白かった。

P&Gのwebセミナーでミーティングについてやっていた。
そのミーティングについての対談が耳の痛い話しだったのだが、とても有益で興味深いものだった。

【ミートの４大要素】
Plan and Prepare
Inform
Structure and Control
Summarize and Record

ここでわかるのが、ミートの成功の鍵のうちの半分はミート開催前にある。事前からしっかりと準備をし連絡をすることが大切だ。僕も以前サークルライブのプロデューサーを経験したことがあるのだが、ミートを前々から告知することの重要性はわかっていてもなかなか難しい。１週間前とか前日になってInformしていたのでちょっと耳が痛かった。

【Prepare】
目的をしっかりと言う　→　「Clear, Short, Tangible, Measurable」
この明白かつ端的にって言うのが凄く耳が痛い。議題を絞れていない為にミートの議題がぽんぽん飛ぶに飛んでまとまらなくなってしまった事もよくあった。特にプロデューサーとアシスタントプロデューサー達で行ったPAPミートでも良くあったので今後の反省として生かしたい。

【Is The Meeting Necessary?】
ミートの果てに何がしたいのか？

同意
コミットメント
コンセンサス

の何が欲しいのかはっきりした上で人を集めるべきである。と、いうお話。うーん、これも耳が痛い。例えば音響について同意が欲しいのに、音響班のチーフがいなかったらそれは「同意」を得られるミーティングとは言えない。逆に後輩のコミットメントが欲しいのに同期のチーフ陣を呼ぶ事もナンセンスだ。

【Agenda】
詳細をより詳細に決めろとのこと。
また、重い議題と軽い議題をうまく散けさせないとミートはうまくいかない。つながりを考えつつロジカルに、かつミートが円滑に進むように重い議題と軽い議題を上手く散らす必要がある。今思うとP承認のパワポの組み立てもちょっと甘かった。”掴み”の面白い部分を最初にまとめすぎた感じはある。

【誰を呼ぶか？】

Knowledge
Approval
Creativity

何が欲しいのかに応じて呼ぶ人も変わってくるとの事。確かにそうだ。ミートは原則９人以下が理想と言われている。この理論特にサークルだとチーフミートなんかそうなんじゃないかと思う。常に全班のチーフがそろって議論、と言うのは仲良しごっこになってしまうのかもしれない。そう思うと１１代の演出ミートと言うものは素晴らしいものだったんじゃないかと思う。

【伝える】
Preworkが大切だとの事。
事前にリーダーがミートに呼ぶ予定の人と話してその人の意見を知っておく事が円滑なミーティングへのキーだと言う。確かにそうである。P&Gではミーティングに向かない人はミーティングには呼ばれないと言う。逆もまた然り。呼びたくても都合上で呼べない人も居ると思う。そういう人も含め、皆から事前に意見を聴いておくPreworkはかかす事ができない事なのかもしれない。

【リーダーの仕事】
最後に。リーダーの仕事は広がった議論を狭めて収集させる事だと言う。
その際に大切なのがただ単にファシリテーターになるのではなく、しっかり自分の意見を混ぜて自分の理想へと誘導しながら司会進行をする事だとか。ミートは以下のように進行されると言う。

Open → 本日はお集りいただきありがとうございます！ではさっそく、、、。
Clarify →　何を話すのかはっきりさせる(※)
Develop →　意見を広げる(リーダーは広がった意見を狭める、広がったものをどこに持って行きたいのか？)
Agree →　同意
Close →　本日はありがとうございました。

※僕もよくあるのだが、Aについて話しているはずなのにZについては話してしまったりする事がある。そういう人はミートに呼ぶべきではないと書いてあった。耳が痛いorz…

セミナーをみて。
リーダーは１人。リーダーになったときに上記の事に気をつけたい。
が、それ以上にリーダーは上記の点を重視している。なので逆に上記の点から理想の参加者になることはできる。寧ろそっちのほうが大切に思える。リーダーがそのミーティングで何を求めているのか察し、よりミーティングを円滑に進める為の意見出し等ができると良いのかも知れない。

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